Comment gérer facilement les projets de votre PME? Voici Podio

L’automne dernier, un directeur général d’une SADC, connaissant mon intérêt pour les nouvelles technologies, m’a partagé une de ses découvertes: l’application Podio. La connaissez-vous? Il s’agit d’un outil de gestion de projet qui m’a fortement impressionné.

Qu’est-ce que Podio?

Podio est une application de gestion de projet que vous pouvez installer dans votre navigateur Chrome ou que vous pouvez utiliser directement via leur site web www.podio.com. Ainsi, il est autant accessible sur votre ordinateur que dans votre téléphone intelligent.

La personnalisation de votre Podio est facile
La personnalisation de votre Podio est facile

Il permet de gérer tous les projets de votre entreprise, en plus de fournir des rapports que vous personnalisez vous-même. Voici un aperçu des fonctions de Podio:

  • Développement des affaires
  • Gestion de projets
  • Gestion des calendriers éditoriaux de vos médias sociaux
  • Gestion du service à la clientèle
  • Contrôle du temps passé par les employés dans les dossiers grâce aux feuilles de temps
  • Gestion d’événements
  • Gestion du développement de logiciels
  • Et bien d’autres

Les applications

Vous pouvez ajouter une multitudes d'applications
Vous pouvez ajouter une multitudes d’applications

Podio fonctionne grâce à une multitude d’applications que vous trouvez gratuitement dans le marché des applications (app market). Vous pouvez les installer individuellement ou selon des packs pré-installés. Chacune des applications vous permet de créer des liens entre elles, favorisant le suivi. Par exemple, dans un dossier client, vous souhaitez savoir où sont rendus vos employés dans le déploiement, de même que le temps passé par chacun, vous pouvez créer un tableau de bord en conséquence. De plus, vous pouvez consulter les notes aux dossiers de chaque projet.

Toutes les données sont stockées sécuritairement dans le nuage de Podio et le stockage semble illimité.

Assignation de tâches

Il est facile d'assigner des tâches
Il est facile d’assigner des tâches

Chaque chef d’équipe peut assigner une tâche à une personne de même qu’un échéancier. Les employés la recevront immédiatement, par courriel ainsi que dans l’application Podio et pourront la cocher lorsque complétée. De plus, Podio prévoit un espace collaboratif dans l’onglet ACTIVITÉ, où chacun peut partager ses pensées et des fichiers. Un chat, situé à droite de l’écran, vous met en relation avec les autres membres de votre équipe, de même qu’avec le support à la clientèle de Podio.

Personnalisation des applications

Chacune des applications peut être personnalisée et traduite en français. Vous pouvez donc ajouter ou supprimer des champs dans le formulaire. Les champs de personnalisation prévoient également de fournir des instructions pour les utilisateurs.

Avantages

Podio constitue une application très flexible et très complète. Si vous comptez moins de 5 employés, tout est gratuit. Au-delà de ce nombre, prévoyez un abonnement mensuel variant entre 9$ et 24$, selon les fonctionnalités que vous souhaitez implanter.

Très facile à utiliser, vous réduirez aisément les résistances liées au changement de logiciel dans votre équipe. J’ai implanté cette application au travail et après quelques jours seulement, elle faisait presque l’unanimité alors que nous utilisions uniquement le papier auparavant; le changement technologique était perçu comme gigantesque. Pourtant, la grande majorité de l’équipe l’a accepté immédiatement et s’en sert correctement depuis la formation que j’ai donnée.

Inconvénients

Aucun logiciel n’est parfait. Un premier a trait aux rapports. Ceux-ci sont difficiles à imprimer. Dans une organisation qui carbure au papier, vous pourrez trouver facile de générer des rapports, mais difficile de les imprimer.

Également, sa flexibilité constitue sa faiblesse: si vous n’êtes pas habile à programmer des calculs dans Excel, vous aurez de la difficulté à programmer des fonctions de suivis financiers. Par exemple, si vous voulez que Podio calcule des ratios financiers, vous devrez remplir les formules à la main.

L’utilisez-vous déjà? Je serais curieux de connaître votre appréciation et vos trucs !

6 commentaires Ajoutez le vôtre

  1. Guy dit :

    Super intéressant comme outil. Votre lien est toutefois brisé pour http://www.podio.com. Simple constat amical.

    1. Merci ! c’est réparé!

  2. isabelle dit :

    Cela semble être un outil fort utile. Merci de nous en avoir fait part Louis-David.

  3. Ca a l’air super sympa ! Ca peut être utile pour une personne seule ? 🙂

    1. Absolument! Je l’utilise tous les jours. Je planifie mon calendrier éditorial ainsi que celui de mes clients, en plus de faire la gestion de mes clients (et futurs clients). J’octroie parfois un accès à mes clients à leur calendrier afin qu’ils y contribuent et qu’ils évaluent le travail avant publication.

      Le contenu des apps de Podio est en anglais, mais tu peux TOUT traduire.

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